Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjän nimi
Helsingin Laivapäällikköyhdistys ry.
Helsingfors Skeppsbefälhavareförening r.f.
Muut yhteystiedot
stig.sundberg@pp1.inet.fi , 040 5944954
Rekisterinpitäjän edustaja
Paul Ervast
Rahastonhoitaja
paul.ervast@gmail.com 045 2327339
Tietosuojavastaava
Matti Aaltonen
Sihteeri
matti.aaltonen@luukku.com 040-7571825
Rekisterin nimi
Jäsenluettelo
Käsittelyn tarkoitus
Yhdistyksen jäsenistön tietojen ylläpito. Syntymäaika on onnitteluja varten.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Kaikista yhdistyksen jäsenistä ylläpidettävä tiedosto. Henkilöistä pidetään luetteloa, joka sisältää seuraavat tiedot: henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, syntymäaika ja liittymisvuosi.
Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan
Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Tieto luovutetaan jäsenelle itselleen sekä hallituksen jäsenille tehtävänsä hoitoa varten. Ei tietojen luovutusta ulkopuolisille.
Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Jäsenluettelon sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön. Tiedot poistetaan henkilön jäsenyyden päättyessä taikka hänen kuoltuaan.
Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto käsitellään puheenjohtajan ja rahastonhoitajan toimesta.
B. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot
Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.
Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään tehtävien perusteella. Pääsy jäsenluetteloon perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.
Tietolähteet silloin, kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä
Jäsenluettelon tiedot kerätään ainoastaan jäsenhakemuksen perusteella.
Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröity voi tehdä tarkastuspyynnön siitä, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1).
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Artikla 16:n mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
====
Registerhållare
Registerhållarens namn
Helsingin Laivapäällikköyhdistys ry.
Helsingfors Skeppsbefälhavareförening r.f.
Kontaktuppgifter
stig.sundberg@pp1.inet.fi , 040 5944954
Registerhållarens represetant
Paul Ervast
Kassör
paul.ervast@gmail.com 045 2327339
Dataskydds ansvarig
Matti Aaltonen
Sekreterare
matti.aaltonen@luukku.com 040-7571825
Registrets namn
Medlemsregister
Ändamål med behandlingen
Upprätthålla föreningsmedlemskapsinformationen. Födelsedagen är till för lyckönskningar.
Beskrivning av registrerade grupper och personuppgifter
En förteckning som innehåller information om alla föreningsmedlemmar. En företeckning över personer skall hållas med följande uppgifter: personens namn, adress, telefonnummer födelsetid och inskrivningsår.
Grupper av mottagare av personuppgifter till vilka personuppgifter har överförts eller avyttrats.
Informationen får endast offentliggöras innom ramen för de gällande lagarna. Information lämmnas till medlemmen själv och till styrelsens ledamöter för syftet med hans eller hennes uppgifter. Ingen outsourcing av data.
Överföring av personuppgifter till ett tredje land eller internationell organisation.
Data överförs inte utanför EU eller EES eller internationella organisationer.
Planerade tidsfrister för att ta bort olika datakategorier
Retetionperioderna för personsuppgifter i en medlemslista är baserade på lagstiftning. Informationen raderas när en medlem slutar eller dör.
Beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
A. Manuellt material
Det manuella materialet hanteras av ordförande och kassören.
B. Digitalt bearbetat material
Uppgifterna i registret är skyddade mot obehörig visning, modifering och förstörelse. Säkerheten är baserad på hanteringskontroll, tekniskt skydd av databaser och servar smat säkerhetskopiering av data. Tillgång till och tillgång till information ges på grundval av uppgifterna. Tillgång till listan över medlemmar bygger på personliga användarkonton. Enhetsanläggningar och data är fysiskt belägna I Finland. Administrativa kontroller används för att kontrolera aktiviteten lämplig.
Datakällor när data inte är mottagana från registraren
Medlemslistans informationen smalas endast in på grundval av en medlemsansökan.
Artikel 15 i den regisrerades rätt att få tillgång till uppgifterna.
Den registrerade har rätt att få från kontrollanten en bekräftelse på att personuppgifter som rör honom behandlas eller inte behandlas och om dessa personuppgifter behandlas, rätten till tillgång till personuppgifter. Registraren har ochså rätt att lämna klagomål hos tillsynsmyndigheten.
Registranten kan begära en granskning av de personuppgifter som behandlas av registrarens representant (punkt 1 i denna rapport).
Informationen i registret används inte för profilering och data är inte föremål för automatisk beslutfattande.
Rätten att rätta till informationen i enlighet med artikel 16
Registraren har rätt att kräva att registraren omedelbart korrigerar felaktiga personuppgifter om registraren.